Introducción

La transformación digital de las administraciones públicas es una prioridad estratégica para mejorar la eficiencia, reducir la carga burocrática y ofrecer servicios más ágiles a la ciudadanía. En este contexto, Grupo Oesía, junto a Kampal Data Solutions, ha desarrollado para el Gobierno de Aragón un innovador gestor de expedientes administrativos basado en inteligencia artificial, marcando un hito en la automatización de la gestión documental en España.

Este proyecto, adjudicado mediante licitación pública, integra tecnologías avanzadas de IA, Big Data, NLP y automatización inteligente, y constituye el primer sistema en el país capaz de recomendar trámites y automatizar tareas administrativas complejas.

Problema a resolver

La gestión tradicional de expedientes administrativos presenta importantes limitaciones:

• Procesos lentos y manuales.
• Alta carga documental y errores humanos.
• Dificultad para anticipar trámites o clasificar documentación.

Todo ello impacta negativamente en la eficiencia operativa, la calidad del servicio público y los tiempos de respuesta a ciudadanos y empresas.

Objetivo del proyecto

El objetivo era digitalizar y automatizar el ciclo completo de gestión de expedientes, aplicando inteligencia artificial y tecnologías de automatización para reducir tiempos, errores y costes en los procedimientos administrativos.

Solución implementada

Grupo Oesía ha desarrollado un gestor de expedientes inteligente, pionero en España, que combina múltiples tecnologías avanzadas:

• Procesamiento del lenguaje natural (NLP) para interpretar textos administrativos y documentos.
• Aprendizaje supervisado (machine learning) para sugerir automáticamente trámites y acciones administrativas según el contenido del expediente.
• Automatización del metadatado de documentos, categorizando la información sin intervención manual.
• Recomendación de los siguientes pasos administrativos, guiando al usuario en la tramitación.
• Data analytics y espacios de datos (data spaces) para una gestión inteligente de la información.

Este sistema transforma radicalmente la manera en que se gestionan los expedientes públicos, permitiendo una mayor trazabilidad, eficiencia y toma de decisiones basada en datos.

Beneficios del proyecto

• Agilización de los trámites administrativos y reducción de tiempos de gestión.
• Eliminación de tareas repetitivas mediante automatización inteligente.
• Mejor clasificación y estructuración documental gracias al metadatado automático.
• Mayor calidad y coherencia en la tramitación de procedimientos.
• Uso pionero de IA en procesos administrativos aplicable a otras administraciones públicas.

Conclusiones finales

Este proyecto liderado por Grupo Oesía sitúa al Gobierno de Aragón a la vanguardia de la digitalización administrativa, con un sistema que combina IA, NLP y automatización para transformar la gestión pública. El gestor de expedientes desarrollado no solo mejora la eficiencia y trazabilidad, sino que se presenta como una solución escalable y replicable en otras comunidades y organismos públicos, impulsando una administración más inteligente, proactiva y centrada en el ciudadano.